九江市档案管理办法
作者:佚名    文章来源:本站原创    点击数:2975    更新时间:2008-12-9
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九江市人民政府关于印发《九江市档案管理办法》的通知

                                                                              九府发[2006]12号
    各县(市、区)人民政府,庐山管理局,九江、共青开发区管委会,云居山-柘林湖风景名胜区管委会,市政府各部门:
《九江市档案管理办法》已经2006年4月29日市人民政府第 26  次常务会议审议通过,现印发给你们,请遵照执行。

二OO六年五月八日

九江市档案管理办法

第一章 总  则
第一条  为了加强档案管理,有效地保护和利用档案,为国民经济和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》以及有关法律、法规,结合本市实际,制定本办法。
第二条  本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他社会组织及个人从事档案的接收、收集、整理、保管、利用和公布等管理活动,应当遵守本办法。
第三条  本办法所称的档案,是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他社会组织(以下简称各单位)及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。
第四条  本市各级人民政府应加强对档案工作的领导,把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划,建立健全档案管理机构,确保适应档案事业发展的需要。
各单位应当加强对本单位档案工作的领导,把档案工作列入工作计划和目标管理,创造必要条件,依法保障档案工作的开展。
第二章 档案机构和职责
第五条  市、县(市、区)人民政府档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导,依法履行下列职责:
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策;
(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;
(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处违反档案法律、法规的案件;
(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案保护、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
第六条  乡(镇)人民政府和街道办事处应当建立档案室,指定人员负责本机关的档案收集、整理、保管和利用工作,并对所属单位及村民委员会、社区居民委员会的档案工作实行监督和指导。
第七条  各单位应当指定人员负责各种门类档案的收集、整理、归档和提供利用工作,集中统一管理本单位的全部档案,对所属机构的档案工作实行监督和指导,并在业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
    第八条  各级各类档案馆的设置:
   (一)市、县(市、区)国家综合档案馆按行政区域分级设置,由同级人民政府批准;
(二)专门档案馆和部门档案馆的设置,应当符合国家、省有关档案馆设置原则和布局的规定,由设置单位或部门提出意见,经同级人民政府档案行政管理部门审核同意,报市人民政府批准。
(三)企业事业单位档案馆的设置,由企业自主决定或者经其主管部门批准,并报同级档案行政管理部门备案。
第九条  各级各类档案馆的职责范围:
(一)市、县(市、区)国家综合档案馆负责接收、收集、整理、保管其分管范围内各历史时期的所有门类和各种载体的档案;
(二)专门档案馆负责接收、收集、整理、保管某种领域或某种特殊载体形态的档案;
(三)部门档案馆、企业事业单位档案馆分别负责接收、收集、整理、保管本部门或者本单位及其所属单位形成的档案。
第三章 档案的管理
第十条 档案管理实行登记制度。档案行政管理部门应当对依法从事档案工作的机构、人员、库房设备、馆室藏量、档案管理的基本情况以及应予登记的其他事项进行登记。
第十一条  各单位及其工作人员在公务活动中形成的各种文字、图表、声像等材料,按照国家规定须立卷归档的,应当收集齐全并按照国家和江西省档案局的各项档案工作业务标准整理,定期向本单位档案机构移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝归档或自行销毁。

国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
第十二条  各单位应当按照下列规定,定期移交档案和与档案有关的资料。
(一)列入市综合档案馆接收范围的档案,自形成之日起满 10 年向市档案馆移交;
(二)列入县级档案馆接收范围的档案,自形成之日起满 5 年向县(市、区)档案馆移交;
(三)列入专门档案馆接收范围的档案,自形成之日起6个月内向专门档案馆移交;
(四)列入部门档案馆或企业事业单位档案馆接收范围的档案,自形成之日的次年6月底前向部门档案馆或企业事业单位档案馆移交;
(五)涉及行政区划变动,机关、团体、企业事业单位或其他组织的撤销、合并、改制等单位的档案,应由档案形成单位指定专人整理后,按照规定及时移交。
各单位向档案馆移交档案时,要同时建立机读案卷级、文件级目录及档案机读全文信息 ,应当一并移交各种载体的检索工具,并同时向档案馆移交各种地方政策、法规汇编和文集、志书、大事记、年鉴、统计资料、报刊年度合订本等反映地方特色的出版物和与档案有关的实物。
因特殊情况需要提前或者延长移交期限的,应当经主管部门或者同级档案行政管理部门审查同意。
第十三条  各级国家综合档案馆应当广泛收集和征集本行政区域内的档案资料。鼓励集体和个人向综合档案馆寄存、捐赠、或出售其所有的档案。寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。
第十四条  凡下列涉及本市、县(市、区)的重大活动、突发事件,有关承办单位应当及时完整地收集、整理、保管相关文件材料,在活动结束后 三个月内向同级综合档案馆移交:
(一)党和国家领导人的检查、视察、考察、指导工作,外国元首、政府首脑的参观、访问;
(二)承办的国际、全国、全省性会议和举办的重要经济、文体等社会活动;
(三)地震、洪水、疫情等重大自然灾害和按照国家规定确定的重特大事故。
前款规定的重大活动、突发事件中形成的照片、录音、录像等材料,应当移交同级综合档案馆。
第十五条 综合档案馆应为九江籍和曾经在九江工作过的具有一定影响的下列人员建立人物档案:
(一)国际组织授予荣誉称号的;
(二)中央和国家机关授予荣誉称号的;
(三)在科学技术领域做出突出贡献的;
(四)全国著名的社会活动家、文学家、艺术家、体育杰出人士、企业家、民间艺(匠)人等。
第十六条   科学技术研究、技术改造、新产品开发、重要设备更新等项目的建档工作,应当与项目立项、计划进度、验收鉴定和评审奖励同步进行,并依法接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。
第十七条  国有企事业单位和国家控股企业的档案归国家所有。
国有企业事业单位资产和产权变动时,其档案资料属资产清理范围,应在主管部门、国有资产管理部门和同级档案行政管理部门的监督指导下,同其他国有资产一同清理评估,并在资产清理结束后,按照国家规定做好档案的移交和处置工作。
国有企业事业单位资产和产权变动时,应当保管好原单位的全部档案资料及其目录,不得分散、丢失,其档案资料处置经费必须纳入企业事业单位资产和产权变动成本预算。
第十八条  非公有制经济组织应当根据生产经营需要,参照国家有关规定,加强档案管理工作,收集和保管生产、经营、管理活动中形成的各种载体的档案资料,确保档案的安全与完整,方便利用。对国家和社会有重要保存价值的档案应当向所在地综合档案馆报送目录,并书面告知变动情况。
第十九条  档案所有者可以向各级国家综合档案馆寄存、捐赠或者出卖。向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的,必须报经市档案行政管理部门批准;严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。
第二十条  外商投资企业的档案属企业所有,企业承担保护和管理档案的义务。中外合资、中外合作经营企业终止、解散后,档案应交原中方合资、合作者保存或者直接向所在地国家综合档案馆移交。第二十一条  各级各类档案馆(室)应当建立健全科学的档案管理制度,做好档案馆(室)的防火、防光、防盗、防尘、防潮、防高温、防污染、防有害生物工作,使用符合国家标准的档案用品及装具,防止档案的破损、褪色、霉变和散失,确保档案安全。
第二十二条  各级各类档案馆(室)应当按照国家规定的程序和办法,定期对归档文件材料和保管到期的档案进行鉴定、解密和销毁。
    严禁擅自销毁档案。
第二十三条  因保管条件恶劣,可能导致档案不安全或者严重损毁的,可以按照下列规定处置:
(一)列入档案馆接收范围的档案,经档案行政管理部门同意,可以提前接收入馆;
(二)非国家所有但对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案,档案行政管理部门应当督促档案保管者改善保管条件或者征得其同意后,向国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。
第二十四条  禁止出卖国家所有的档案。
赠送、交换、出售非国家所有的档案或者档案复制件,必须遵守国家保密规定,不得损害国家、集体或者其他个人的利益。
第四章  档案的开放、利用和公布
第二十五条 综合档案馆保管的档案,一般自形成之日起满 30 年向社会开放,并同时公布开放档案的目录。
第二十六条 市档案馆应当建立全市性的档案目录数据库,县(市、区)国家档案馆、部门档案馆以及其他档案机构应当定期向市档案馆报送档案资料目录,逐步实现档案信息资源共享。各级综合档案馆应当配备编研人员,加强档案的研究整理,采取各种形式开发档案信息资源,有计划地组织编辑出版档案材料,在不同的范围内发行并提供社会利用。
    第二十七条 档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。
    各单位及个人凭有效证件,可以利用已经开放的档案。利用未开放的档案和其他单位保存的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经同级人民政府档案行政管理部门审查同意。
第二十八条 凡利用档案的,必须遵守国家有关保密规定,不得擅自抄录、复制档案或泄露档案内容,不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。
利用已经开放的档案,不得侵犯他人的合法权益;利用涉及知识产权的档案,应当征得知识产权所有者的同意。
    第二十九条 各单位及个人可以无偿利用其移交、捐赠、寄存在档案馆的档案。 利用其他档案的,应当按照有关规定缴纳相关费用。
    第三十条 档案馆(室)提供利用重要、珍贵的档案,应当用缩微品或者其他形式的复制件代替原件。 档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的印章标记或签名的,具有与档案原件同等的效力。
第三十一条 档案的公布是指通过报纸、刊物、图书、电台、电视台、网站等媒介,采用展览、陈列、宣读、播放、刊印和史料汇编公开出售、散发或者张贴档案复制件等形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文或者档案记载的特定内容。
第三十二条 国家综合档案馆保管的档案,由国家档案馆公布。
机关、团体、企业事业单位保管的档案,由其保管者公布,重要的档案应当经其主管部门和所在行政区域范围内的档案行政管理部门同意后公布。
集体或个人所有的档案,档案所有者需公布,但必须遵守国家的有关保密规定,不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的合法利益。
未经档案所有者同意,档案馆不得公布寄存、代保管的档案。
第三十三条 档案利用者在著述中引用档案部门向社会开放的档案,应当符合国家的有关规定,并在出版物上说明。
第三十四条 档案馆应当建立现行文件查阅中心,为社会提供服务。各级综合档案馆是同级人民政府己公开现行文件的集中查阅场所,应当提供其保管的政府机关己公开的现行文件,方便公众查阅。各单位在向社会公开政务信息的同时,应当及时向同级档案馆送交现行文件电子全文和纸质文件。

第三十五条 市、县两级人民政府应当把同级综合档案馆列入全市信息化建设总体规划。综合档案馆应当加强档案信息化建设,对现有的馆藏档案应当进行数字化加工、采集,建立档案目录数据库、重要档案全文数据库和 现行电子文件数据库;建立档案部门的局域网络,依托政府信息网实现档案信息上网,开展公众网上档案咨询服务;积极利用现代科技成果,充分运用计算机管理系统,不断更新档案管理技术,提高档案保护、管理和开发利用效率,向数字化档案馆迈进。
第三十六条  各级综合档案馆应当加强爱国主义教育基地建设,利用馆藏资源,面向社会开展经常性的、各种形式的爱国主义、革命传统教育和国情、市情、县情教育。
第五章   保障措施
第三十七条  本市各级人民政府应当按档案馆藏量将档案事业经费纳入本级财政预算,统筹安排发展档案事业所需经费。
    第三十八条  各单位应当依法为档案的收集、整理、保管和利用提供必备的条件,保障档案工作的开展。
    第三十九条 市、县(市、区)人民政府应当把地方综合档案馆建设纳入地方固定资产投资计划,档案馆的建设应当符合国家规定的档案馆建筑设计规范要求,独立建造,符合现代档案馆各项功能的要求。
各级各类档案馆(室)应当配置适宜安全保管档案的专门库房和防护设施,妥善保管好档案,特殊载体档案应当采取特殊保护措施,逐步运用高新技术管理档案。
第四十条 档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,依法取得相应的档案技术职称。未受过档案专业知识教育的,应当参加县级以上档案行政管理部门和人事行政管理部门的专业培训,取得岗位资格证书后,方可上岗,并接受专业知识的继续教育和培训。
档案工作人员调离档案工作岗位的,必须办理交接手续,方可离岗。
第六章    奖励与处罚
第四十一条  有下列情形之一的,由县级以上人民政府、档案行政管理部门以及有关主管部门给予表彰或奖励:
(一)在档案的收集、整理、保护和利用等方面成绩突出的;
(二)在档案学研究、档案宣传、档案教育中做出重要贡献的;
(三)将重要或者珍贵的档案捐献给国家的;
(四)热心资助档案事业事迹突出的;
(五)举报、制止档案违法行为,查处档案违法案件表现突出的;
(六)档案管理达到国家、省、市级先进标准的。
 第四十二条  有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、行政监察部门或者其他主管部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的;
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖或者转让属于国家所有的档案;
(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;
(六)拒不按照国家规定向档案馆移交档案的;
(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
(八)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;
(九)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;
(十)不按照国家有关档案技术规范要求归档或者不集中统一管理档案的;
(十一)不按照国家规定向社会开放档案的。
第四十三条  违反本办法规定的行为,由县级以上档案行政管理部门依法给予警告,可以根据有关档案的价值和数量,对单位处以1万元以上10万元以下罚款,对直接责任人处以500元以上5000元以下罚款;造成损失的,责令赔偿损失。
第七章    附  则
第四十四条  本办法自颁布之日起施行。

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